Una buena organización del equipo es clave para el correcto funcionamiento del trabajo y para conseguir alcanzar los objetivos propuestos de manera conjunta.

El mundo digital cambia y nosotros tenemos que cambiar con él. Con el aumento del teletrabajo es fundamental gestionar, organizar y jerarquizar el trabajo, ya que una mala coordinación puede llevar a errores mayores.

Por eso, en este artículo os contamos qué es y cuáles son las mejores herramientas de gestión de proyectos.

La gestión de proyectos: qué es y cuáles son sus fases

Antes de contaros las mejores herramientas para la gestión de proyectos, os vamos a especificar en qué consiste y cuáles son las claves para administrar un proyecto de forma eficiente.

La gestión de proyectos, es un conjunto de metodologías y procesos llevados a cabo por el equipo para su correcto funcionamiento y para conseguir así los objetivos propuestos. Abarca desde la organización del equipo, la valoración del proyecto, el presupuesto, la planificación y fechas de entrega, entre muchos otros detalles.

La organización y gestión de un proyecto consta de 5 fases principales:

• Inicio: en el que vamos a estudiar en que consiste el proyecto y su viabilidad. Para ello, debemos de analizar las ventajas y desventajas de llevarlo a cabo, el impacto, y valorar si somos capaces de cumplir con la tarea.
• Planificación: en la cual esbozamos todos los pasos que requiere el proyecto, el período de tiempo en el que debe de realizar, los recursos necesarios para la elaboración. También es importante establecer los límites que no se han de pasar y las metodologías que se van a utilizar.  Además, se puede establecer un boceto de quién o quiénes son los encargados del proyecto.
• Ejecución: ¡Damos paso a la acción! En esta fase, se abordará el proyecto con todo lo que ello conlleva; organizar y delegar trabajo a cada integrante del equipo, ejecutar las tareas, y hacerlo en el tiempo estipulado.
• Control: es necesario monitorear todos los procesos y comprobar que todo marcha según lo planificado. Si no es así, se deberán de tomar medidas para retomar la tarea y cumplir con las expectativas.
• Cierre: en el que se debe de revisar todos las acciones tomadas antes de la entrega final. En está última fase, es conveniente hacer un balance del proceso, puntos a mejorar, y ver si se ha cumplido con lo acordado. Un checklist siempre nos facilitará esta tarea.

Hasta aquí todo bien, ¿no? Aunque la teoría está muy bien conocerla, debemos de aplicar estos conocimientos en la vida real.

Si es así, sigue leyendo para conocer nuestro top herramientas de gestión de proyectos, que necesitas implementar en tu organización.

¿Cuáles son las mejores herramientas de gestión de proyectos?

Cada vez son más los programas y software disponibles para llevar a cabo una correcta jerarquización y gestión de los proyectos de una organización. Entre ellos destacamos:

Trello

Es una de nuestras herramientas favoritas para la organización de tareas y equipos, debido a su facilidad de uso y su estructura. Además, ¡es una de las más descargadas y utilizadas!

Es la manera perfecta de iniciarse en la creación de metodologías de trabajo sin demasiado esfuerzo. Está basado en la metodología Kanban, de creación de tarjetas visuales. Entre sus muchas ventajas, encontramos:

• Los proyectos pueden ser compartidos entre varios usuarios y a tiempo real.
• Cuenta con muchos sistemas de organización del trabajo como: checklist, comentarios, la posibilidad de adjuntar archivos o de incluir fechas. Y muchas formas de personalización: portadas, etiquetas, stickers…
• Tiene un sistema de búsqueda interno y permite filtrar los datos y tareas.
• Es compatible con varias herramientas de Google y puedes avisar de cambios a través de correo electrónico.

Entre muchas otras opciones disponibles. Como en todo, dispone de distintos planes de precios, según el tipo de proyecto, aunque podemos decir que el gratuito incluye gran cantidad de aplicaciones.

Asana

Si quieres encontrar herramientas de gestión de proyectos profesionales, Asana es la mejor elección. Este software está comprendido para proyectos más complejos y con un alto número de participantes o trabajadores.

Al igual que Trello, Asana funciona mediante la metodología Kanban, aunque lo integra de forma diferente. Organiza las tareas en listas en las que se especifica quién la realiza y el tiempo estimado para ello. Permite poner en espera tareas en ejecución y avisar mediante una notificación cuando se ha terminado. Esto nos parece…¡genial! Ya que muchas tareas, llevan consigo subtareas y dependen unas de otras.

Creemos que las mejores funcionalidades que tiene Asana es la posibilidad de crear líneas del tiempo y un calendario con la organización de todas las tareas pendientes. Puedes elegir entre muchas de sus plantillas, si no tienes un manejo más extenso de esta herramienta.

Al igual que en Trello, existen planes gratuitos y premium, que este caso lo podemos encontrar a partir de 10,99$.

Project.co

Para nosotros, ¡una de las herramientas de gestión de proyectos más originales! Está diseñada específicamente si quieres mantener una organización del proyecto de forma externa con tu cliente. El cliente por tanto podrá visualizar la gestión del trabajo de manera colaborativa.

Entre sus ventajas cuenta con que es visual, intuitiva, y permite personalizarlo de forma total. Podrás registrar las personas que realizan el proyecto, notas, datos adjuntos, pago y el tiempo tardado en cada tarea. Como punto a favor encontramos la posibilidad de hacer informes de rentabilidad de los proyectos así como la opción de elegir entre las muchas plantillas que ofrecen.

La única pega es que solo existe versión de pago, desde 10$ al mes.

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Lo que más nos gusta de esta herramienta, ¡es la personalización! Permite presentar las tareas hasta de 3 formas diferentes, y podemos elegir entre más de las 200 plantillas disponibles. Lo mejor es que puedes organizar tareas según la prioridad.

Puedes ver quién realiza cada tarea, el tiempo que tarda y puedes asignar tareas a distintos grupos. Da la posibilidad de integrarlo hasta con 50 herramientas distintas, y multitud de formas de automatización.

Existe tanto versión gratuita como versión de pago, aunque incluso este es bastante económico, por solo 5$ al mes.

Resultados de usar herramientas de gestión de proyectos

Los beneficios y resultados positivos que conlleva utilizar este tipo de herramientas es increíble, ¡no tiene color! La organización es la clave del buen funcionamiento y duración de toda organización. Permitirá mejorar comunicación entre los integrantes del equipo y aumentar la eficiencia conjunta.

¿Que te han parecido estas herramientas de gestión de proyectos? ¿Has implementado ya alguna en tu organización? ¡Nosotros lo creemos esencial para organizar el trabajo!

¡Hasta la próxima!