El sector de los congresos es uno de los más importantes de nuestro país. Cada año se celebran multitud de eventos, reuniones o seminarios a los que asisten ponentes e invitados de todas partes del mundo, con el beneficio económico que eso supone.

En los últimos años, se está popularizando una modalidad de congreso que elimina las barreras geográficas, supone un gran ahorro de costes y permite llegar a una audiencia mucho mayor. Estamos hablando de los congresos virtuales.

Como consecuencia de la pandemia del coronavirus y las restricciones establecidas por los gobiernos de medio mundo, los congresos online se han convertido en la única opción para mantener la actividad del sector MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions).

Si quieres saber cómo organizar un congreso virtual para que todo salga perfecto, no te pierdas nuestro post con los pasos que debes seguir. ¿Listo? ¡Empezamos!

¿Cómo organizar un congreso virtual?

Antes de nada, has de saber que las cosas se pueden complicar tanto como tú quieras. Nosotros daremos unas pautas básicas y, a partir de ahí, puedes profesionalizarlo al nivel que necesites.

Captación

El primer paso para organizar un congreso virtual es captar a tu público objetivo. Debes establecer una segmentación, es decir, a quién te vas a dirigir. Así, te será mucho más fácil identificar el modo de atraer usuarios y convertirlos en asistentes a tu evento. Para ello, necesitarás una página web, que puede ser una sencilla Landing Page o una completa web corporativa. En cualquier caso, debes incluir, como mínimo, los siguientes elementos:

• • Formulario de registro: este será el método por el que los visitantes podrán inscribirse al evento. Mejor colocarlo al principio de la página, para ponerselo fácil al usuario y que no tenga que desplazarse por la misma para encontrarlo. De hecho, si es una página larga, puedes repetirlo a mitad y final de página.
  • Pasarela de pagos: si vas a cobrar por las entradas al congreso virtual, es imprescindible contar con una pasarela de pago para que los asistentes puedan hacer el desembolso. Puedes habilitar el pago con tarjeta, transferencia, PayPal… Otra opción, sería externalizar esta venta de tickets con otras plataformas de venta de entradas como Evenbrite.
  • Temática del evento: incluye información clara y precisa acerca de la temática del evento. A quién va dirigido y de qué va a tratar.
  • Fechas y horario: cuáles son los días de celebración y el horario.
  • Ponentes: también es muy importante añadir una sección para los ponentes del congreso virtual. Incluye su nombre, fotos, redes sociales, temática de su charla y la fecha y hora de la misma. Todo ello ayudará a generar confianza en nuestros usuarios.
  • Patrocinadores: si tu congreso virtual cuenta con patrocinadores, debes incluirlos en tu web de captación, ya que contar con el respaldo de otras marcas es otro elemento de diferenciación y generación de confianza.
  • Opiniones: incluye reviews y opiniones de otros eventos y congresos que hayas organizado.

Si necesitas un empujón en la captación de asistentes durante el proceso de organizar un congreso virtual, puedes hacer campañas publicitarias en redes sociales y Google Ads. En este sentido, te será de gran ayuda contar con una buena web, ya que será la página de aterrizaje para los interesados que hagan clic en tu anuncio.

Por último, no olvides redirigir a los inscritos a una página de gracias y enviarles un mail de confirmación. Más adelante, les informarás de las ponencias y el modo de acceso.

Comunicaciones antes del congreso

Diseña un buen plan de comunicaciones en el que establezcas y programes los mails que irás enviando en este periodo. Genera contenido en las redes sociales del congreso (si no tienes, créalas) con el objetivo de ir preparando a los asistentes y hacer que crezcan sus ganas y expectativas.

Ponencias

A la hora de compartir las ponencias tienes dos alternativas: grabarlas con antelación o emitirlas en directo. Si las grabas previamente, únicamente tendrías que subirlas a cualquier plataforma de vídeo como Youtube, Vimeo o Dailymotion e insertar los vídeos en la web del congreso virtual. Si quieres asegurarte de que solo puedan ver las ponencias los inscritos en el evento virtual, deberás ocultar estos vídeos al púbico en general en las opciones de cada plataforma. De igual modo, en tu web deberás habilitar una zona para usuarios registrados que no sea indexada por Google.

Para la emisión en directo también cuentas con múltiples alternativas como Youtube, Zoom o Google Meet (de pago). Los usuarios se conectarán a través del enlace que les mandes con antelación y, una vez terminada la ponencia, puedes descargar el vídeo y subirlo a la web del congreso, como hemos comentado en el párrafo anterior (si has usado Youtube no es necesario, ya que se queda guardado el directo en tu canal).

Comunicación durante el evento virtual

La mayoría de plataformas que hemos mencionado anteriormente cuentan con sistemas de participación, como videollamadas múltiples y chat para facilitar la comunicación entre asistentes y ponentes. Igualmente, puedes instalar un chat en la propia web del congreso de forma fácil, mediante algún plugin de WordPress u otras plataformas.

Final del congreso online

Una vez terminado el congreso online, ¿termina el trabajo? Para nada. Si has hecho una buena captación para tu evento, tendrás multitud de hot leads, es decir, contactos que están interesados en la temática de tu congreso virtual. Pasados unos días tras el cierre del mismo, puedes enviar una serie de newsletter con información, promociones o descuentos sobre tus productos o servicios. A largo plazo, deberás incluirlos en tu estrategia general de email marketing.

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