Un CRM a medida es un sistema de gestión de clientes desarrollado a partir de los procesos reales de una empresa, en lugar de adaptar el negocio a las funciones de un software ya hecho. Compensa cuando el CRM de mercado obliga a trabajar con parches, hojas de cálculo paralelas o funciones que nadie usa. Si tus procesos son estándar, uno de mercado suele ser más rápido y más barato.
Índice de contenidos
- ¿Qué es un CRM a medida y en qué se diferencia de uno de mercado?
- ¿Cuándo se queda corto un CRM de mercado?
- ¿Cuándo es mejor un CRM de mercado?
- ¿Cómo es un CRM en la práctica? El caso de Ecope Leads
- ¿Cómo se plantea un proyecto de CRM personalizado?
- Preguntas frecuentes
En Ecope desarrollamos aplicaciones web a medida para empresas, y también las usamos nosotros. Más abajo te enseñamos la herramienta que hemos construido para trabajar cada día.
¿Qué es un CRM a medida y en qué se diferencia de uno de mercado?
Un CRM (Customer Relationship Management) es el software donde una empresa guarda y gestiona la información de sus clientes: contactos, conversaciones, tareas pendientes y oportunidades de venta. Los hay de mercado, que se contratan por suscripción, y los hay desarrollados a la medida de cada empresa.
Un CRM de mercado ya viene construido. Lo configuras, pero sus campos, sus pantallas y su forma de trabajar vienen dados. Un CRM a medida se diseña después de entender cómo trabaja tu equipo: qué datos necesitáis, quién ve qué y qué ocurre cuando un cliente pasa de una fase a otra.
Estas son las diferencias que más pesan en la práctica:
- Puesta en marcha. Un CRM de mercado se activa en días. Uno a medida necesita un periodo de desarrollo.
- Encaje con tu proceso. El de mercado te obliga a adaptarte a sus límites. El que se hace a medida replica tu forma de trabajar.
- Coste. El de mercado suele cobrarse por usuario y mes, de forma recurrente. El desarrollado a medida implica una inversión inicial y un mantenimiento posterior.
- Control. Con un CRM de mercado dependes de los cambios del proveedor. En uno a medida puedes pactar que el código y los datos sean tuyos.
El Instituto Nacional de Estadística incluye el uso de CRM entre las tecnologías que mide en su encuesta sobre el uso de TIC en las empresas, una señal de que ya es una herramienta habitual en la gestión empresarial.
¿Cuándo se queda corto un CRM de mercado?
Hay señales bastante claras de que el software que usas ya no te sirve:
- Mantienes una hoja de cálculo paralela porque el CRM no recoge un dato que necesitas.
- Tu proceso tiene fases o aprobaciones que el software no permite configurar sin trucos.
- Necesitas que el CRM se comunique con otras herramientas, como la web, el correo o la facturación, y las integraciones no existen o cuestan aparte.
- Pagas por usuarios o módulos que casi nadie utiliza.
- Tu equipo no lo usa porque le resulta engorroso, y la información acaba repartida entre correos y chats.
Con dos o tres de estas señales a la vez, merece la pena valorar un CRM a medida. Con una sola, casi siempre es más sensato probar antes a configurar mejor el que ya tienes.
Si tu problema es sobre todo que el CRM actual no se adapta a los procesos de tu empresa, lo analizamos con más detalle en nuestro artículo sobre automatización de procesos empresariales.
¿Cuándo es mejor un CRM de mercado?
Un CRM a medida no siempre es la respuesta, y conviene decirlo. No suele compensar si tu proceso comercial es estándar, si tienes pocos usuarios y poca complejidad, o si necesitas empezar esta misma semana. En esos casos, un CRM de mercado bien configurado te ahorra tiempo y dinero.
Para quien prefiere partir de una base ya existente, en Ecope también implantamos Twenty CRM. Puedes verlo en twentycrm.es. Es una alternativa pensada para empresas que quieren un CRM sin asumir un desarrollo desde cero.
¿Cómo es un CRM en la práctica? El caso de Ecope Leads
En Ecope hemos construido nuestra propia herramienta de trabajo, Ecope Leads. No es un CRM al uso: nace de lo que necesita una agencia en el día a día y reúne en un solo panel cosas que normalmente viven en herramientas distintas.
Esto es lo que incluye:
- Tareas. Tablero kanban, lista y calendario de todo el equipo.
- Clientes. Fichas con las tareas del mes y las bolsas de horas de cada cliente.
- Captación. Aprobaciones, búsqueda de empresas e informes.
- Newsletters. Calendario de envíos, el HTML de cada uno y sus resultados.
- Presentaciones. El material comercial en el mismo sitio, junto a una guía de uso para el equipo.
La idea es la misma que defiende cualquier CRM a medida: la herramienta se amolda al flujo del equipo, y no al revés. Las bolsas de horas de cada cliente, por ejemplo, están dentro de su ficha, porque así trabaja una agencia.
Si tu empresa tiene un flujo parecido y te preguntas si una herramienta propia te saldría a cuenta, cuéntanos tu caso y lo valoramos contigo.
¿Cómo se plantea un proyecto de CRM personalizado?
Antes de encargar un CRM a medida, conviene tener claras estas seis cosas:
- El problema que resuelve. Qué haces hoy que te quita tiempo o se pierde por el camino.
- El mapa de tu proceso. Qué fases hay, quién interviene y qué datos se manejan en cada una.
- Lo imprescindible frente a lo que puede esperar. Lo más sensato es empezar con una primera versión útil y ampliarla con el uso real.
- Las conexiones con otras herramientas. Web, correo, facturación u otras aplicaciones que ya uses.
- La propiedad del código y de los datos. Y qué ocurre si en el futuro dejáis de trabajar con el mismo proveedor.
- El mantenimiento. Un CRM es una herramienta viva: necesita ajustes y mejoras cuando cambia tu forma de trabajar.
Si quieres ver cómo enfocamos un encargo de este tipo, lo contamos con más detalle en nuestro artículo sobre desarrollo de software a medida.
Preguntas frecuentes sobre CRM a medida
¿Cuánto cuesta un CRM a medida?
No hay un precio único. Depende de cuántas funciones necesites, de cuántos procesos tenga que cubrir, de las integraciones con otras herramientas y de cuántas personas lo usen. Lo más sensato es definir primero qué necesitas y pedir un presupuesto sobre esa definición. Un buen proveedor te propondrá una primera versión acotada para empezar con una inversión controlada.
¿Cuánto tiempo lleva desarrollar un CRM propio?
Depende del alcance. Una primera versión con lo esencial lleva menos tiempo que un sistema completo, por eso se suele recomendar empezar por lo mínimo útil y ampliarlo después.
¿Qué diferencia hay entre un CRM personalizado y uno de mercado?
El de mercado ya está construido y se configura dentro de sus límites. El de medida se diseña desde tu proceso y se adapta a cómo trabaja tu equipo. El primero arranca antes, el segundo encaja mejor.
¿Puedo pasar los datos de mi CRM actual a uno nuevo?
Sí. Los contactos y el historial de tu sistema actual, o de tus hojas de cálculo, se pueden importar al nuevo. Conviene limpiarlos y ordenarlos antes de migrarlos.
¿Un CRM a medida es mejor que uno de mercado?
No siempre. Si tu proceso es estándar y necesitas empezar rápido, uno de mercado suele ser la mejor opción. Si trabajas con fases, datos o integraciones que el software no cubre, uno a medida puede ahorrarte mucho trabajo manual.
Un CRM funciona cuando tu equipo lo usa a diario, y eso depende menos de cuántas funciones tenga que de lo bien que encaje con tu forma de trabajar.